Kontrahent prosi o ocenę EcoVadis: od czego zacząć?

Nie zaczynaj od szukania plików

Gdy kontrahent pyta o EcoVadisPlatforma ratingowa oceniająca jakość systemu zarządzania zrównoważonym rozwojem firmy na podstawie udokumentowanych polityk, działań i wyników., łatwo od razu rozesłać po firmie prośbę o wszystkie polityki i dane ESG. To zwykle tworzy dużo pracy, a niewiele jasności. Lepszym początkiem jest rozdzielenie trzech spraw: czego oczekuje klient, jaka jednostka ma zostać oceniona oraz kto potwierdzi informacje w poszczególnych obszarach.

Takie uporządkowanie nie opóźnia przygotowań. Chroni natomiast przed zbieraniem dokumentów dla niewłaściwego podmiotu, dublowaniem odpowiedzi i deklarowaniem praktyk, których firma nie może później wykazać. Kwestionariusz staje się wtedy ostatnim etapem pracy, a nie miejscem, w którym zespół po raz pierwszy ustala podstawowe fakty.

1. Doprecyzuj oczekiwanie kontrahenta

Wiadomość od klienta może oznaczać różne rzeczy: prośbę o rozpoczęcie oceny, pytanie o już posiadany wynik albo potrzebę przedstawienia planu działania. Warto wrócić z krótkim zestawem pytań, zanim firma określi termin wewnętrznej pracy.

• Czy kontrahent oczekuje udziału w ocenie, istniejącej karty wyników czy informacji o planie przygotowania?
• Jaki podmiot po stronie dostawcy obejmuje prośba?
• Czy klient wskazał termin, osobę kontaktową albo konkretny sposób przekazania informacji?
• Czy wymaganie dotyczy wyłącznie firmy, czy jest elementem procesu kwalifikacji dostawcy?

Nie warto zakładać z góry oczekiwanego wyniku ani zakresu. Zamiast tego ustal fakty na piśmie i prześlij je osobie prowadzącej temat wewnątrz organizacji. Dzięki temu sprzedaż, zakupy, zarząd i zespół przygotowujący materiały działają według tej samej wersji zadania.

2. Ustal zakres przed rozpoczęciem ankiety

EcoVadis podaje, że zakres oceny i kwestionariusz są dopasowywane między innymi do działalności, wielkości i lokalizacji ocenianej firmy. Dane podane przy rejestracji mają więc znaczenie dla dalszego przebiegu oceny. Opis metodyki EcoVadis wskazuje również, że ocena koncentruje się na jakości systemu zarządzania zrównoważonym rozwojem.

Przed zebraniem dokumentów zapisz w jednym miejscu nazwę ocenianego podmiotu, jego rejestrację, objęte lokalizacje i podstawowy profil działalności. Następnie sprawdź, czy dokumenty, które zamierzasz wykorzystać, odnoszą się właśnie do tego zakresu i właściwego okresu.

3. Powołaj mały zespół z jasnymi właścicielami

Ocena dotyka zwykle kilku części firmy. Dlatego nie wystarczy jedna osoba, która „zbierze ESG”. Potrzebny jest koordynator oraz właściciele danychOsoby lub zespoły odpowiedzialne za potwierdzenie źródła, zakresu, jakości i aktualności danych używanych w procesie ESG. — osoby, które mogą potwierdzić stan praktyki i dokumentu, a nie tylko przesłać plik z dysku.

Skład zespołu zależy od organizacji. Najczęściej potrzebne są osoby odpowiedzialne za zarządzanie firmą, pracowników, zakupy i łańcuch dostaw, środowisko lub operacje oraz zgodność. Nie chodzi o tworzenie rozbudowanego komitetu: na start wystarczy wskazać, kto odpowiada za dany temat, kiedy może przekazać informację i kto zatwierdza odpowiedź.

4. Zrób przegląd „mamy / brakuje / potwierdzamy”

Dopiero teraz warto otworzyć wspólny rejestr dokumentów. Jego celem nie jest stworzenie archiwum wszystkich materiałów, ale sprawdzenie, co można wiarygodnie wykorzystać. Przy każdym temacie zanotuj dokument lub dane, ich zakres, osobę potwierdzającą oraz konkretną lukę do uzupełnienia.

EcoVadis opisuje system zarządzania przez trzy filary: polityki, działania i wyniki. W praktyce przy każdym ważnym obszarze sprawdź więc, czy firma potrafi pokazać zobowiązanie, realne działanie oraz efekt lub sposób monitorowania. To prosty filtr, który odróżnia ogólną deklarację od spójnego materiału.

5. Plan działania na pierwsze dni

Najważniejszym rezultatem tego etapu nie jest komplet załączników. Jest nim wspólne rozumienie zadania: co firma ma zrobić teraz, czego nie powinna obiecywać i jakie dowody są rzeczywiście dostępne. Dopiero wtedy warto przejść do pracy nad odpowiedziami.

Kiedy warto włączyć dodatkowe wsparcie?

Pomoc z zewnątrz może być przydatna, gdy prośba klienta ma niejasny zakres, dokumenty są rozproszone między działami albo firma nie ma jeszcze osoby prowadzącej temat ESG. Wsparcie nie zastępuje właścicieli danych, ale może uporządkować start, wskazać priorytety i ułatwić rozmowę między osobami, które dotąd nie pracowały wspólnie nad tymi informacjami.

Jeśli chcesz przejść przez ten etap na konkretnym przykładzie swojej firmy, zobacz usługę przygotowania do oceny EcoVadis albo umów rozmowę, aby ustalić możliwy zakres pracy.